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當前位置:ISO9001質量管理體系
關于審核記錄
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關于審核記錄


 

  審核記錄是收集審核證據并形成審核發現全過程的文字記載。

  審核記錄是審核案卷中最重要的一部分,它是認證機構作出認證決定的依據。需要時(如申請處理、驗證審核證據),審核記錄可以為追溯提供事實憑證,也可以為下次審核方案的策劃提供參考,使審核的連續性得到保證。

   為使審核記錄滿足以上要求,審核記錄應包括足夠的細節,使它能反映受審核方質量管理體系的運行情況,判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實施。記錄中應記有每個符合的審核發現及其支持的證據和每個不符合的審核發現及其支持的證據,用以支持認證決定的判斷。

   為此,審核員在審核過程中應準確地、公正地、簡潔而又清晰地記下所收集到的各種證據,使記錄真實可靠。這是審核員的重要職責,也是認證行業對審核員的職業要求。熟練地作好記錄也是審核員的一種職業技能。審核記錄的好與壞,是衡量審核員水平的重要標志。作不好審核記錄的審核員,由于他不能如實記錄收集的證據,不能提供符合要求的、可信的審核報告,得不出可靠的審核結果,因此不能圓滿完成審核任務。所以,每個審核員從當審核員第一天起,就應重視作好審核記錄,并應不斷努力提高自己的審核記錄水平。那種不重視審核記錄的質量,在考核審核員時,不把審核記錄水平作為重要考核內容等種種輕視審核記錄的做法,都是不利于提高審核水平的。

   在審核資料的評審過程中會發現,目前有少數審核記錄由于審核水平、專業水平、語文水平。文字書寫水平等諸多原因,明顯地不能滿足要求。這種情況,應引起認證界的足夠重視。

   分析審核記錄中存在的問題,表現是多種多樣的,無法—一表述,但其中有共性的主要問題可歸納為如下幾個方面:

一、記錄內容偏離標準條款要求

   審核記錄的內容應當是被審核的標準條款要求取證的內容,但是有時發現記錄內容與審核條款要求有明顯偏離,其原因常常是審核員對標準條款的理解有偏離。

   例如:過程的監視和測量以(8.2.3)的審核記錄,記錄的是產品生產過程中產品過程檢測的內容,明顯表明審核員對標準的理解錯誤,混淆了過程的監視和測量(8.2.3)和產品的監視和測量(8.2.4)兩條款的區別。

   又如:產品實現的策劃(7.1)條款的審核記錄中,只記有“生產任務是按合同由生產科按月下達”等,而沒有明確回答標準要求的四項策劃要求,看不出是否進行了策劃,更看不出策劃是否滿足標準要求。標準規定8.2.2和8.2.4條款的實施是根據7.1條款“產品實現的策劃”結果進行的,7.1條款運行不到位,8.2.3和8.2.4條款的審核也缺少依據,造成重要的審核內容落空。

   再如:生產和服務提供的控制(7.5.1)的審核記錄,只簡單地繪了一個生產流程圖,而無條款要求的六項內容。一個流程圖不能表明生產過程是否在受控狀態下進行,不能表明工藝文件是否齊全,設備是否完好,生產過程中的監視和測量是否正常進行等各方面的情況。

   上述記錄無法為認證決定提供依據,是不符合要求的。

二、記錄有事實無判斷

  收集審核證據后,應對照審核準則進行評價、判斷,得出是否符合標準要求的結論。有的審核記錄雖然記有大量事實,但對事實是否符合標準要求卻無判


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