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當前位置:ISO9001質量管理體系
淺談作業指導書的編寫
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淺談作業指導書的編寫


 

   作業指導書作為文件化質量體系的第三級文件,在質量體系的運行中起著舉足輕重的作用,多用于指導具體的作業如設備的操作、產品或原材料的檢驗與試驗、計量器具的檢定、產品的包裝等。質量手冊和程序文件的編寫已有很多文獻作了詳盡的闡述,但作業指導書的編寫在有關文獻和實際編寫中卻較少得到重視。

   1.對作業指導書編寫的誤解

   人們對作業指導書的編寫存在著很多誤解,主要有:

   1)作業指導書是無用的,它既費時又妨礙人的手腳。有人認為我從事這項工作已經很多年了,作業步驟已可以倒背如流了,甚至閉著眼睛也能把它做好。實質上這是把作業指導書僅理解為純粹的操作流程,實際上除此以外作業指導書還應包括更重要的內容,如作業的要求、產品接收與判定的準則等。也有人認為作業指導書束縛了員工的手腳,難以發揮其創造性。實質上這是將作業指導書當作一成不變的真理,很多情況下操作人員可以就作業指導書的修改、糾正和預防措施的制定等提出自己的意見,從而發揮他們的創造性和工作積極性。

   2)認為作業指導書的數量越多越好。在質量體系的文件化過程中,有些組織針對所有的作業和過程都編制了文件。對此ISO9001中指出“如果沒有形成文件的程序就不能保證質量時,則應對生產、安裝和服務的方法制定形成文件的程序”,對程序文件如此,作業指導書同樣也是如此,太多的文件會把你壓垮。

   3)認為作業指導書的數量越少越好。有些組織為了使文件的數量盡可能減少,以利于文件的管理,對于標準中,沒有具體數量規定的作業指導書(程序文件則因標準中規定了應當制定的程序而不可能減少)提出盡可能不編,這就使很多重要的、必不可少的文件也沒有制定,從而使許多影響質量的因素未能加以控制。

   4)把工作標準當作作業指導書。有的組織認為很多崗位已有工作標準,沒必要制訂作業指導書。其實,工作標準不同于作業指導書,它是針對工作的責任、權利、范圍、質量要求、程序、效果、檢查方法、考核與獎懲辦法等方面所制定的標準。它與作業指導書可能有相同之處,但其強調的內容有區別,并不是所有的作業指導書都需要規定職責、權限、考核與獎懲等內容;反過來作業指導書應有的條件和標準在工作標準中卻不一定有。需要說明的是,目前工作標準的發展趨勢之一是將工作標準與作業指導書、程序文件有機地結合為一體。

   5)用文字將現有的操作按步驟詳細地描述下來就是作業指導書。太多的人認為為與ISO9000一致,公司應提供完成日常任務的書面文件,生產過程的每一個階段都必須文件化,從而使雇員們陷進了把已經十分熟悉的操作的每一個細小步驟描述下來的泥潭。但這些逐步展開的作業指導書又怎么樣呢?人們經??梢园l現這樣的廢話:“通過撥動計算機左后方的肘節開關打計算機直到屏幕上出現綠光”或“立即輸入口令”。這種指導書不僅無用,也是不必要的。

詳細的作業步驟必須文件化嗎?是的,它們可能是應該的,但卻不是必須的,表明一項任務是如何完成的文件常常在設備的操作手冊或培訓手冊、工業標準或工作培訓的文件資料中已經有了。

   2.作業指導書編制的原則

   作業指導書的編寫應遵循以下的原則:

   1)作業指導書應盡可能簡單、實用


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